نويسندگان* كوشيده‌اند ابتدا فلسفه شبكه‌اي شدن (Networking) را تشريح كنند و سپس معناي آن را تبيين كنند. گام بعدي آن‌ها توصيف الزامات و اهداف شبكه‌اي شدن است.

سازمان‌ها بايد دوباره ساختارهايشان را ارزيابي كنند تا بتوانند فرآيندهايشان را سريع‌تر و هماهنگ‌تر كنندديگر دوراني كه مديران توليد به اين شركت و آن شركت زنگ مي‌زدند تا بازار پيدا كنند سپري شده است. امروز اوضاع بسيار سهل‌تر ازگذشته شده است و مي‌توان بدون قدم زدن چندين و چندباره در فروشگاه‌ها براي بازاريابي به هدف خود دست يافت و برنامه‌هاي توليد را بدون فهرست‌هاي دستنويس، به روز كرد.

زمانه براي بازبيني فرآيندهايي كه سال‌هاست دست نخورده مانده و دچار تغيير نشده و لذا از دور خارج شده‌اند، فرا رسيده است. تكليف ساختارهاي قديمي و رويه‌هاي خشك را بايد با تغييرات فزاينده و سريع بازار روشن كرد.
واقعيت‌هاي اقتصادي امروز و گام‌هاي پرشتاب پيشرفت‌هاي تكنولوژيك باعث شده است تا شركت‌ها نگاه منتقدانه‌اي به فرآيندهاي جاري خود داشته باشند.

اگر در جايي افزايش ظرفيت وجود دارد، بايد آن را كاهش داد و در جايي ديگر به كار گرفت.
مشتريان بيشترين درخواست‌ها را دارند:‌آنها بهترين محصولات را با ارزان‌ترين قيمت‌ها و دركوتاه‌ترين زمان‌ها مي‌‌خواهند.
اگر يك شركت نتواند كنش‌هايش را تقويت كند، از بين خواهد رفت و راه بقا اين ابتكار است:‌ به دست گرفتن كنترل كل فرآيند.

توان بالاي بالقوه:

شبكه‌سازي ظرفيت بالقوه فراواني براي بهينه‌سازي عمليات داخلي، فرآيندهاي تجاري و سازماني دارد. شبكه مي‌تواند كارمندان را از وظايف روزمره نجات دهد و انرژي آنان را در مسير دستاوردهاي مهم‌تر اجرايي آزاد سازد. اين كار براي مشاغلي كه معمولاً با حجم بالايي از سفارش‌ها مواجه هستند ضروري است، هر چه سفارشات بيشتر باشد، سود هم بيشتر خواهد بود. بنابراين قرار دادن خود در فرآيندهاي شبكه‌اي بسيار ضروري است و نياز به گام‌هاي سازماني و اقتصادي دارد. پردازش الكترونيك داده‌ها، دربرگيري تمامي فرآيندهاي فني، اداري و سازماني بخش حياتي اين موضوع است.

در صنعت چه مي‌گويند؟

- شبكه‌اي شدن براي همه شركت‌هاي بزرگ و كوچك يك موضوع حياتي است.
- شبكه‌اي شدن يك چالش سازماني است.
- شبكه‌اي شدن براي اكثر سازمان‌ها يك پروژه ميان مدت يا بلندمدت است.
- وقتي پاي برآورد هزينه‌ها در شبكه‌سازي پيش مي‌آيد، عدم قطعيت به اوج مي‌رسد.
- غلظت شبكه‌سازي در شركت‌ها در ميان مدت به اوج مي‌رسد.
- شركت‌هاي متوسط (با 50 تا 99 پرسنل) پيشتازان شبكه‌اي شدن هستند.

مفهوم شبكه‌اي شدن:

كانون شبكه‌اي شدن تاكنون در عرصه فني بوده و تجهيزات توليد با كمك كامپيوتر در بخش‌هاي گوناگون توليدي به كار گرفته شده است.
به عنوان مثال در صنعت چاپ، كامپيوتري شدن كامل شركت‌ها با گردش كارهاي ديجيتال به يك واقعيت در عرصه پيش از چاپ تبديل شده است.

چاپخانه‌ها هم با كاركردهايي كه توسط كامپيوتر كنترل مي‌شوند به توليد اشتغال دارند. اگرچه شبكه‌بندي در عين حال به عنوان يك مكمل اختياري هم مي‌تواند تحقق يابد، اما مشكل در اينجا عدم آگاهي نسبت به اصلاحات و گسترش‌هاي بعدي است.
آنچه در زمينه شبكه‌اي شدن از اهميت بسياري برخوردار است داشتن انديشه بين بخشي است.
براي آنكه فرآيندها تسهيل شود، شبكه‌سازي نه تنها بايد كل سيستم‌هاي توليدي، بلكه مديريت و اداره كل را نيز در بر بگيرد.
از ديگر سو، تمام كساني كه در فرآيند توليد نقش دارند، براي اينكه محصولات بهتري توليد كنند بايد در مراحل مختلف همكاري كنند: همه بايد در همه زمان‌ها به اطلاعات دسترسي داشته باشند.

فرصت‌هاي كاستن از هزينه‌ها: كليد كاستن از هزينه‌ها، داشتن داده‌هاي متحد در ديتابيس‌هاي مشترك است. اين امر باعث ارتباط بين بخش‌هاي توليدي و اداري مي‌شود. در پروژه‌هاي شبكه‌اي بايد درباره فرآيندهاي سنتي بازانديشي كرد و ميزان مؤثر بودن اين فرآيندها را تست كرد، قدرت و ضعف‌هاي سازماني را تحليل كرد و فرصت‌هاي مرتبط با كاستن از هزينه‌ها را زير نور قرار داد.

باروري فزاينده: همگراسازي توليد با تكنولوژي اطلاعات (IT) به CIM موسوم شده است (Computer Integrated Manufacturing) يعني توليد و ساخت همگرا شده با كامپيوتر.
در توليد همگرا شده با كامپيوتر يا همان CIM جرياني يكپارچه از اطلاعات در توليد هر محصول به خدمت گرفته مي‌شود. شبكه‌اي شدن و شبكه‌سازي باعث مي‌شود تا همه ماشين‌ها در تبادل و تغيير اطلاعات درگير باشند و در چنين شرايطي است كه مي‌توان فرآيندها را اتوماتيك كرد، زير نظر گرفت و به طرزي مؤثر و فعال آنها را كنترل كرد و همين اتفاق است كه در نهايت به باروري فزاينده منجر مي‌شود.
انگيزه بيشتر: ‌ديگر تكرارهاي عديده نمي‌توانند دست و پاي فرآيندهاي توليدي را ببندند. اين تكرارشوندگي‌ها به طور عمده محصول گوناگوني فرمت‌هاي اطلاعات يا تفاوت‌هاي رسانه‌اي است كه در محيط‌هاي ارتباطي دردسر ايجاد مي‌كنند و باعث تكرار كار و يا دوباره‌كاري‌ها مي‌شود. بايد گفت اكنون نمي‌توان آنچه را كه به «مهارت‌هاي نرم» معروف شده است، ناديده گرفت. نمي‌توان مستقيماً انگيزه و تمركز كاركنان را در توليد محصولات كيفي اندازه‌گيري كرد. اما انگيزه قوي و تمركز، تأثيرات قوي و مثبتي بر هويت سازماني و ارتباط با مشتريان دارد. افزون بر اين، كاركنان از گسترش مهارت‌ها و دانش خود استقبال مي‌كنند.

الزامات شبكه‌اي شدن:

ميزان شبكه‌اي شدن و بهره‌وري از ثمرات آن در گرو سطح توسعه و خود سازمان است.
براي اينكه شركتي بتواند فرآيندهايش را بهينه كند، بايد از برنامه‌ريزي دقيق و اهداف مشخص برخوردار باشد. هر شركتي كه مي‌خواهد شبكه‌اي شود، ابتدا بايد مطمئن شود كه الزامات سازماني، فني و مالي مورد نياز را فراهم آورده است.
شركت بايد پيش از تغيير فرآيندها، دقيقاً فكر كند. شركت بايد از اين امر اطمينان حاصل كند كه در هنگام ايجاد تغييرات، همه افراد درگير، اهداف شركت را درك مي‌كنند. چنين اتفاقي به يك ديسيپلين قابل توجه نياز دارد. چرا كه شبكه‌اي شدن پديده‌اي زمان‌بر است.
شبكه‌اي شدن مثل خريد يك بسته نيست، بلكه به زماني طولاني نياز دارد كه بايد در آن گام به گام پيشروي كرد. در چنين فرآيندي، توليدكنندگان به عرضه آپشن‌هاي اتصال، سيستم‌ها و بسته‌هاي نرم‌افزاري با ضرايب متفاوتي از پيچيدگي مي‌پردازند.
شبكه‌سازي را بايد با شرايط شركت انطباق داد و اين امر با ابعاد سازمان، سن ماشين‌آلات و كيفيت فرآيندها مرتبط است.

شبكه‌اي شدن با شرايط زير موفق از آب در مي‌آيد:

- مديريت كاملاً به ايده شبكه‌اي شدن باور داشته باشد.
- تعريف سازمان، فرآيندهاي تصميم‌سازي و قابليت‌هاي سازمان به طرزي دقيق تعريف شده باشد. در غير اين صورت، حتي بهترين سيستم‌ها و پيچيده‌ترين نرم‌افزارها هم نمي‌توانند كمكي بكنند.
- ساختارهاي عملياتي دقيقاً مورد تحليل قرار گرفته شده باشد و روندها، بهينه شده باشند.
- تجهيزات توليد از محيط‌هاي ارتباطي (اينترفيس) استاندارد كه قابليت همگرايي و به مشاركت‌گذاري اطلاعات را دارند، برخوردار شده باشند.
- كاركنان تمايل‌ها و قدرت حمايت از سيستم را داشته باشند.

اهداف شبكه‌اي شدن:

شبكه‌اي شدن همه جانبه، ابزارهاي IT را براي همه فرآيندها فراهم مي‌سازد و موجب ساده شدن آنها مي‌شود و همه بخش‌هاي سازمان را در يك سيستم ساختمند به يكديگر متصل مي‌سازد.
هدف شبكه‌اي شدن، كاستن از هزينه‌هاي برنامه‌ريزي شغلي و اجراي امور با حداقل‌هاست. بنابراين، داشتن يك سمت‌گيري فرآيندي منظم از ضرورت برخوردار است. افزون بر اين، بهبود جريان اطلاعات هم مهم است. كاركنان بايد از حق دسترسي مستمر به اطلاعات ضروري براي انجام وظايف خود از طريق ايستگاه‌هاي كاري برخوردار باشند. اين امر بايد در همه زمان‌ها امكان‌پذير باشد كه بتوان ديد يك كار كجاست و از چه وضعيتي برخوردار است. معني اين موضوع اين است كه دسترسي به اطلاعات نبايد با موانع‌ سازماني و بخشي، سلسله مراتب، ترجيحات شخصي يا وابستگي‌ها محدود شود. معني ديگر اين موضوع در عين حال اين است كه مديران بايد در مورد ارتباط با خود با اطلاعات تجديدنظر كنند و ترس بي‌پايه از دست دادن قدرت يا موقعيت را از طريق سهمي كردن ديگران در دانش به كنار بگذارند.
بهبود تبادل داده‌ها بين سيستم‌ها و ماشين‌ها هم از ضرورت‌ برخوردار است.
داده‌ها بايد از نظر معقول بودن و منطقي بودن بررسي شوند تا از اين طريق از بروز ارتباطات غيرمنطقي ممانعت به عمل آيد و اشتباه رخ ندهد.
پيش شرط اجراي موفقيت‌آميز شبكه‌اي شدن وجود اين تمايل است كه فكر كردن به شيوه‌هاي نوين را بپذيريم و يكي از آنها باور داشتن به موفقيت در استحاله‌سازي و تغيير روندهايي است كه زمان‌بر و دشواري‌ساز هستند. اما در كدام بخش‌ها بايد توقع موفقيت را داشته باشيد؟

باروري:

هر شركتي مي‌خواهد از تمام ظرفيت خود در كوتاه‌ترين زمان‌ها استفاده كند. اين امر مشتمل بر اهداف بخشي‌تر زير است:
- كاهش تعداد دفعات جابه‌جايي اطلاعات و دفعات آشناسازي كاركنان. اين كار از طريق مديريت متمركز داده‌ها صورت مي‌گيرد كه اين اطمينان را مي‌دهد كه دسترسي به اطلاعات بسيار سريع‌تر صورت خواهد گرفت.
- بهره‌وري فزاينده از ظرفيت. تنظيم خوب ارتباط طرح‌هاي توليدي با ظرفيت عملكردي مي‌تواند بسياري از تأخيرها را از بين ببرد.
- بهره‌وري بهينه از ابزارهاي توليد در سطح بالا و به طور پيوسته. كليد دستيابي به اين مرحله ايجاد شفافيت در تمام بخش‌هاي توليدي است كه امكان اختصاص سريع و منعطف كارها به منابع موجود كاري را مي‌دهد.
- كاهش زمان برونداد. همه كاركنان بايد به اطلاعات مرتبط دسترسي داشته باشند. كارها به اين ترتيب سريع‌تر اجرا شده، هدفمندتر شده و از ناكارآيي‌ها هم كاسته خواهد شد.
- تأثيرات هم‌افزايي. دارا بودن استانداردها در محيط توليد اين اجازه را مي‌دهد تا ميان فرآيندهاي كاري همگرايي به وجود آيد و اين امر به هم‌افزايي بينجامد. به عنوان مثال فرآيندهاي سفارش گرفتن را مي‌توان به سرعت اتوماتيك كرد.
- انعطاف فزاينده. انعطاف داشتن در تعويض روندها مي‌تواند كارهاي كوتاه مدت را سودآورتر كند و از ديگر سو روندهاي منطقي‌تر نيز مي‌تواند به كاهش درصد هزينه‌هاي اجرايي منجر ‌شود. پيش‌بيني كنترل اتوماتيك داده‌ها هم به طرز مهمي در كاستن از زمان تعويض خطوط و روندهاي توليدي نقش دارد.

كيفيت:

‌مشتريان به طرز فزاينده‌اي نسبت به كيفيت آگاهي يافته‌اند و خواستار محصولات با دوام هستند. بنابراين هم روندها و هم محصولات بايد از كيفيت بالا برخوردار باشند. به اين ترتيب، اهداف كيفيتي را نه تنها بايد بر مبناي محصولات بلكه بر پايه روندهاي توليد و سرعت تحويل طراحي و تعيين كرد.
- كيفيت بهتر در فرآيندها. به عنوان مثال در عمليات چاپي هربخش از چاپ براي خود يك گردش كار دارد. مثلا گرفتن سفارش و دادن قيمت. در اينجا، تعريف دقيق هر فرآيند مي‌تواند به كل گردش كار كمك كند و در نتيجه بر قابليت اتكا به توليد بيفزايد.
- كيفيت بهتر در محصول. كاربرد مكانيزم‌هاي اتوماتيك در كنترل، كيفيت محصول را به طول پيوسته در سطح بالا حفظ مي‌كند.
- تحويل درست و به موقع. برنامه‌ريزي سيستماتيك براي فرآيندهاي توليدي، به همراه قابليت قابل اتكاي توليدي به عملكردهاي بهتر در عرصه تحويل مي‌دنجامد. داشتن روندهاي شفاف در تمام بخش‌هاي كار به كشف سريع‌تر عقب ماندن‌ها در مراحل توليد منجر مي‌شود و از طريق اين روندهاي شفاف مي‌توان اقدامات مناسب را سريع‌تر به اجرا درآورد.

اطلاعات:

- شفافيت بيشتر. شبكه‌سازي با طراحي دوباره فرآيندها و جريان‌هاي اطلاعاتي مرتبط به آنها باعث شفافيت بيشتر در تمام خطوط مي‌شود و به اين ترتيب همه فرآيندهاي توليد در معرض ديد قرار مي‌گيرد. هدف اين كار، ايجاد يك هماهنگي بهينه ميان طرح‌هاي توليدي و ظرفيت‌هاي عملياتي است.
- توليد مؤثر پارامترهاي عملياتي. شبكه‌اي شدن اين امكان را مي‌دهد تا داده‌هاي مرتبط با عمليات و كار را به طرزي پيوسته و جامع در اختيار داشته باشيم كه همه در يك موقعيت و مكان مركزي مي‌توانند در دسترس باشند. پارامترهايي نظير سطح اشتغال، سطح بهره‌وري بهينه، زمان‌هاي تغيير خطوط و واحدهاي بازدهي را مي‌توان روزانه، به طرزي دقيق، قابل انكار و ساده از داده‌هاي موجود به دست آورد. چنين امكاني باعث تصميم‌سازي سريع در عرصه‌هاي استراتژيك و اداري مي‌شود.
انباشت و دسترسي به اطلاعات در حالت متمركز، به يكپارچي اطلاعات كمك مي‌كند و اطلاعات به گونه‌اي ذخيره مي‌شود كه براي مقاصد خاص به كار مي‌ديد.
كيفيت بهتر داده‌ها. بايد سپاسگزار انتقال جامع داده‌ها و انباشت آنها در ديتابيس‌ها بود (پايگاه‌هاي اطلاع‌رساني/ پايگاه‌هاي داده‌رساني) كه اطلاعات تكراري ندارند و به همين سبب مانع اشتباهات مي‌شوند.

مسايل مالي:

- كاستن از سرمايه‌گذاري‌هاي زمين‌گير شده. دوباره بايد سپاسگزار زمان‌هاي كوتاه شده در بروندادها و پيش‌بيني‌هاي ساده شده درباره مواد ضروري بود. بهينه‌سازي هزينه‌هاي پرسنل، اتوماتيك‌سازي امور دستي، پرهيز از مدخل‌هاي تكراري و اشتغال و درگيري سازي پرسنل به گونه‌اي انعطاف‌پذيرتر، همه و همه باعث كاستن از هزينه‌ها مي‌شوند.

منابع انساني:

- كاركناني كه از كارهاي روزمره نجات داده مي‌شوند، انگيزه بيشتري براي كار كردن دارند. اتوماتيك‌سازي از حجم كارهاي روزمره مي‌كاهد و فضاهاي تازه‌اي را براي وظايف جديد خلق مي‌كند و به اين ترتيب كاركنان مي‌توانند مسؤوليت‌هاي بيشتري قبول كنند. اين امر باعث مي‌شود تا كاركنان هر چه بيشتر با قابليت‌هاي خود آشنا شوند و ارتباط نزديك‌تري با محصول نهايي داشته باشند (گسترش مشاغل).

*نويسندگان:
پروفسور گرد فينكباينر ، پروفسور برند يورگن مت و  پروفسور رولف فيشر.

منبع"همشهری